La situation
Apex gérait le transport de clients sur trois continents, et chaque transporteur envoyait ses factures dans son propre format — PDF, scan, tableur, parfois papier. Trois personnes de la finance passaient l'essentiel de leur semaine à ressaisir des lignes dans la comptabilité, et le rapprochement avec les tarifs négociés arrivait des semaines plus tard, quand il arrivait. Les frais contestables étaient généralement découverts après paiement.
Ce que nous avons construit
Un pipeline documentaire avec une couche de classification, des modèles d'extraction par transporteur et un seuil de confiance. Au-dessus, les documents passent automatiquement ; en dessous, ils sont mis en file pour un humain, champs pré-remplis et page source surlignée. Chaque extraction réalimente le modèle.
Ingestion depuis la boîte mail, le SFTP et le scanner dans une seule file.
Rapprochement ligne à ligne avec les expéditions et les grilles tarifaires.
Tableau de bord des exceptions avec piste d'audit complète par document.
Synchronisation bidirectionnelle avec la comptabilité existante.
Le résultat
La saisie manuelle a pratiquement disparu dans les deux mois suivant la mise en production. Les trois personnes de la finance sont passées à la gestion de comptes clients plutôt que d'être remplacées. Les écarts tarifaires sont désormais détectés avant paiement — ce qui, dès le premier trimestre, a récupéré plus que le coût du projet.